О чём молчат системы по управлению задачами

      Комментарии к записи О чём молчат системы по управлению задачами отключены

О чём молчат системы по управлению задачами

За последние пара лет производители ПО наштамповали огромное количество совокупностей по управлению задачами. Счёт уже перешёл на десятки, если не на много. Главное назначение таких совокупностей — управление сотрудниками.

Любой сотрудник, включая начальника, устанавливает программу на собственный компьютер, планшет либо смартфон, после этого управленец образовывает перечень заданий, поручаем нужным работникам и начинает осуществлять контроль выполнение. Это самая несложная схема работы.

У начальников сейчас имеется эргономичные инструменты, каковые с лёгкостью дают ответы на вопросы: что кому поручено, в то время, когда это нужно сделать, в какой стадии находятся работы и «из-за чего, господа, мы движемся с отставанием»?

И вот тут появляется основная неприятность. Совокупности для раздачи заданий хороши, но грамотно пользоваться ими никто не учит. Максимум, что предоставляют разработчики — справку по функциям.

Увидьте, как раз по функциям, а не по методике работы.

Мы решили исправить эту обстановку и продемонстрировать, как в действительности необходимо осуществлять контроль розданные сотрудникам задания. Будем трудиться по разработке «Турбоконтроль», её предлагает отечественная программа ЛидерТаск.

Начнём.

1. Поручите сотруднику задания

Для каждого задания должен быть выяснен сутки сдачи.

Если вы предполагаете, что задание возможно выполнено за время, меньшее одного рабочего дня, то конкретный сутки. В данный сутки сотрудник откроет программу, заметит задачу и выполнит её. Если вы предполагаете, что задача громадная, и её исполнение займёт пара дней, то обозначьте период.

2. Договоритесь с сотрудником о правилах работы в программе

Это очень важный ход. Без него наступит хаос кроме того при применении умной программы.

Сотрудник обязан делать пять вещей:

1. По окончании получения задания отписывать в чат по задаче: «Принял». В случае если имеется вопросы — сходу их отписать

2. В ходе исполнения задания отписывать в чат все промежуточные результаты.

3. В случае если сотрудник почувствует, что не успеет выполнить задание к нужному дню — сходу известить начальника и указать обстоятельство (снова же через чат)

4. В случае если сотрудник часть рабочего времени проводит не за компьютером, то он обязан заглядывать в программу не реже одного раза в час, дабы стремительнее реагировать на комментарии и ваши новые задания по текущим заданиям

5. По окончании исполнения задания присвоить ему статус «Готово к сдаче»

3. Посмотрите в перечень задач сотрудника, когда заметите, что его имя выделено жирным

Имя сотрудника выделено жирным, это указывает, что в одной из задач что-то изменилось.

взглянуть на перечень задач и отыщите задачу, наименование которой выделено жирным. Как раз в ней что-то изменилось. На картине: сотрудник установил статус на «В работе» (зелёный треугольник) и написал комментарий (значок облака справа).

Зайдите в задачу и прочтите комментарий.

Не затягивайте с ответом. Сходу отпишите ответ.

4. Иногда просматривайте промежуточные результаты по всем задачам

Вы уже понимаете, что имя сотрудника выделяется жирным, в то время, когда он что-то изменяет что-то в одной из порученных ему задач, к примеру, пишет комментарий либо прикладывает файл.

Но, не всегда будет получаться сходу взглянуть, что в том месте изменилось, и отреагировать на это. У начальника много других дел, мы понимаем.

Как раз исходя из этого вам необходимо иногда просматривать промежуточные результаты по всем задачам. Просматривать комментарии, просматривать приложенные отчёты, следить, кому задача перепоручена и т.д.

Рекомендуем это делать ежедневно либо раз в 2 дня, максимум раз в неделю. В случае если наблюдать промежуточные итоги реже, то существенно снизится контролируемость процессов, несложнее говоря, вы пропустите момент, в то время, когда что-то пошло не так, и к дедлайну выяснится, что задание не выполнено.

5. Как возможно стремительнее реагируйте на просроченные задания

В случае если сотрудник не выполнит задание к определённому дню, вы сходу об этом определите. Все просроченные задания будут оказаться у вас в перечне задач на сегодня.

К примеру, вы поручили задание и установили сутки сдачи — 1 сентября. Сотрудник трудится над этим заданием. 1 сентября закончилось, а работник не присвоил заданию статус «Готово к сдаче».

Наступает 2 сентября. Вы заглядываете в ЛидерТаск в перечень задач на сегодня. Видите просроченную задачу в этом перечне.

Так вы мгновенно отреагируете на затягивание сроков.

Потом вам необходимо сделать 2 вещи:

1. Определить, из-за чего задание до сих пор не выполнено — написать в чат

2. Решить, изменять ли сутки сдачи задания

Подробнее о втором. Если вы решите не поменять сутки сдачи задания, то оно так и останется у вас в перечне дел на сегодня до момента принятия вами данной задачи (присвоения статуса «Завершено», об этом ниже). Если вы установите новый сутки сдачи, то задача прекратит быть просроченной, она кроме этого будет скрыта из перечня дел на сегодня, сотрудник заметит, что задача изменилась и её присвоен новый сутки сдачи.

Очевидно, эта задача так и останется в перечне порученных сотруднику.

6. Удостоверьтесь в надежности итог задания, по окончании того как сотрудник его выполнит

По окончании исполнения задания сотрудник присвоит ему статус «Готово к сдаче».

Как в большинстве случаев, вы заметите, что имя сотрудника выделилось жирным, отыщете задачу, в которой что-то изменилось и найдёте, что задаче присвоен статус «Готово к сдаче». Об этом будет сигнализировать красная галка в строке задачи.

Удостоверьтесь в надежности итог исполнения задачи.

В случае если вас всё устраивает, то присвойте заданию статус «Завершено».

В случае если вам что-то не нравиться, к примеру, сотрудник выполнил не так, как требуется либо выполнил не всецело, то выполните следующее:

1. Пошлите эту задачу на доработку, присвоив ей соответствующий статус.

2. Отпишите в чат, что конкретно вас не устраивает и что необходимо переделать

Сотрудник заметит, что вы вернули задачу, прочтёт ваши комментарии и выполнит задачу как требуется. Затем он опять присвоит задаче статус «Готово к сдаче».

Итоги

Нет ничего сложного в контроле поручений. Совокупности для управления заданиями существенно облегчают эту работу. Программы принесут максимум пользы, в случае если знать, как грамотно их применять.

Совокупности разрабатываются как отечественными, так и зарубежным компаниями. В случае если вам не нужно дорогостоящие неповоротливые монстры типа «Всё в одном», то обратите внимание на отечественную программу ЛидерТаск. Она считается одним из лучших ответов для управления сотрудниками.

К тому же это единственная программа, которая предоставляет как инструмент, так и разработку для контроля выданных заданий.

Сайт программы:

https://www.leadertask.com

Интересные записи:

О чем молчат йоги. Выпуск 3. Управление эмоциями


Еще немного статей: